Deine Ausgaben als Selbstständiger (autónomo) korrekt abzusetzen senkt sowohl deine Mehrwertsteuerlast als auch deine IRPF-Steuerlast, ist aber auch einer der Bereiche, in denen die meisten Fehler passieren – sei es aus Unwissenheit (legitime Ausgaben nicht abzusetzen) oder aus übertriebenem Vertrauen (Ausgaben abzusetzen, die die Finanzbehörde möglicherweise nicht akzeptiert).
Die drei allgemeinen Voraussetzungen für die Absetzbarkeit einer Ausgabe
Damit eine Ausgabe steuerlich absetzbar ist, muss sie grundsätzlich drei Bedingungen erfüllen:
- Mit deiner wirtschaftlichen Tätigkeit verbunden sein, keine private Ausgabe außerhalb deines Geschäfts.
- Belegt sein durch eine vollständige Rechnung auf deinen Namen (ein einfacher Kassenbon reicht in der Regel nicht aus, um Mehrwertsteuer abzusetzen).
- Erfasst sein in deinen Buchhaltungsunterlagen oder Tätigkeitsregistern, innerhalb des entsprechenden Geschäftsjahres.
Übliche absetzbare Ausgaben
- Miete für Geschäftsräume oder Arbeitsplatz (einschließlich eines Teils der Wohnung, wenn du von zu Hause aus arbeitest, nach bestimmten Regeln).
- Nebenkosten (Strom, Wasser, Internet), mit Regeln zur anteiligen Absetzbarkeit, wenn der Raum auch privat genutzt wird.
- Bürobedarf und IT-Ausstattung, die für die Tätigkeit notwendig sind.
- Beitrag zur Sozialversicherung (Seguridad Social) für Selbstständige.
- Versicherungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit (zum Beispiel Berufshaftpflichtversicherung).
- Fortbildungskosten im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit.
- Dienstleistungen von Steuerberatern, Beratern und anderen für das Geschäft beauftragten Fachleuten.
Gemischt genutzte Ausgaben: der problematischste Bereich
Dient eine Ausgabe sowohl deiner Tätigkeit als auch deinem Privatleben (ein Fahrzeug, ein Mobiltelefon, ein Teil der Wohnung, wenn du von zu Hause aus arbeitest), ist die Absetzung in der Regel nicht 100 %, sondern ein Prozentsatz, der angemessen anhand der tatsächlichen, der Tätigkeit gewidmeten Nutzung begründet werden muss. 100 % einer eindeutig gemischt genutzten Ausgabe ohne Begründung abzusetzen ist einer der häufigsten Gründe für Beanstandungen bei einer Steuerprüfung.
Der Sonderfall Fahrzeug
Fahrzeuge gehören zu den von der Finanzbehörde am stärksten überprüften Ausgaben, da bei den meisten Tätigkeiten die ausschließliche berufliche Nutzung nicht eindeutig ist. Außer bei Tätigkeiten, bei denen die Fahrzeugnutzung offensichtlich notwendig und ausschließlich ist (Transport, Vertreter mit ständigen Fahrten, Taxifahrer), ist die Absetzbarkeit des Fahrzeugs meist begrenzt oder wird sogar abgelehnt, wenn diese ausschließliche Nutzung nicht angemessen begründet wird.
Warum sich eine geordnete Buchführung lohnt
Alle Rechnungen aufzubewahren und das ganze Jahr über ein klares Ausgabenverzeichnis zu führen, anstatt sie erst am Quartalsende gesammelt zusammenzutragen, verringert erheblich das Risiko, legitime absetzbare Ausgaben zu vergessen, und erleichtert zudem die Antwort auf spätere Anfragen der Finanzbehörde deutlich.
Berechne die Mehrwertsteuer deiner absetzbaren Ausgaben
Unser Mehrwertsteuerrechner ermöglicht es dir, schnell die Aufschlüsselung von Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag jeder Ausgabe zu überprüfen, die du absetzen möchtest, um deine Buchhaltung präziser zu kontrollieren.