Die elektronische Rechnung (facturación electrónica) ist dabei, von einer Option zu einer schrittweise verpflichtenden Regel für Selbstständige (autónomos) und Unternehmen in Spanien zu werden – Teil eines gesetzgeberischen Vorhabens, um steuerliche Pflichten besser zu digitalisieren und zu kontrollieren. Zu verstehen, was sich ändert und wann es dich betrifft, erspart dir Last-Minute-Überraschungen.
Was sich gegenüber der Rechnungsstellung per PDF oder auf Papier ändert
Bisher haben viele Selbstständige einfach mit einem PDF-Dokument oder sogar auf Papier abgerechnet, ohne weitere Anforderung als die Pflichtangaben einzuhalten. Die neuen Systeme der elektronischen Rechnungsstellung verlangen, dass die verwendete Software bestimmte technische Anforderungen erfüllt: Rückverfolgbarkeit, keine nachträgliche Manipulation der Aufzeichnungen und, bei bestimmten Systemen, die Übermittlung der Informationen an die spanische Finanzbehörde (Agencia Tributaria) in Echtzeit oder nahezu Echtzeit bei jeder ausgestellten Rechnung.
Warum diese Pflicht eingeführt wird
Erklärtes Ziel der Regelung ist es, Steuerbetrug im Zusammenhang mit sogenannter "Doppelverwendungssoftware" zu reduzieren (Rechnungsprogramme, die es ermöglichen, bereits erfasste Verkäufe zu verbergen oder nachträglich zu verändern), sowie den Abgleich zwischen der tatsächlichen Rechnungsstellung der Unternehmen und den eingereichten Steuererklärungen zu beschleunigen.
Schrittweise Einführungsfristen
Die Anwendung dieser Pflichten wurde stufenweise eingeführt, mit einer Unterscheidung zwischen Großunternehmen, KMU und Selbstständigen, mit unterschiedlichen Fristen je nach Rechnungsvolumen. Da die konkreten Fristen mehrfach gesetzlich geändert wurden, solltest du immer die für deinen konkreten Fall geltende Frist zum Zeitpunkt des Lesens prüfen, anstatt von einem festen Termin auszugehen.
Was du als Selbstständiger tun musst
In der Praxis liegt die Pflicht vor allem bei der Software, die du zur Rechnungsstellung verwendest – sie muss an die geforderten technischen Anforderungen angepasst sein (vom Hersteller zertifiziert oder unter bestimmten Bedingungen selbst programmiert). Nutzt du bereits ein bekanntes Rechnungsprogramm, aktualisiert in der Regel der Anbieter selbst die Software, um die Vorschrift zu erfüllen, ohne dass du selbst eine aufwendige Umstellung vornehmen musst.
Was passiert, wenn du weiterhin nicht konform abrechnest
Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann sowohl für denjenigen, der nicht konforme Rechnungssoftware entwickelt oder vertreibt, als auch, in bestimmten Fällen, für den Nutzer selbst, der sie wissentlich trotz Nichteinhaltung verwendet, Sanktionen nach sich ziehen. Wer sich rechtzeitig anpasst, bevor die verpflichtende Frist eintritt, vermeidet dieses Risiko.
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Unabhängig vom Rechnungssystem, das du verwendest, bleibt unser Mehrwertsteuerrechner nützlich, um schnell die Aufschlüsselung von Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag jeder Rechnung oder Ausgabe zu überprüfen.