Cuando un trabajador se desplaza por motivos laborales fuera de su centro de trabajo habitual, las cantidades que la empresa le abona para cubrir gastos de manutención y estancia tienen un tratamiento fiscal especial, distinto del resto del salario, dentro de unos límites concretos.
Por qué estas cantidades pueden quedar exentas
La lógica detrás de esta exención es que las dietas no retribuyen tu trabajo, sino que compensan un gasto que no habrías tenido si no te hubieras desplazado por orden de la empresa. Por eso, hasta determinados límites diarios, estas cantidades no se consideran mayor retribución sujeta a tributación, sino un simple resarcimiento de gastos.
Los límites diarios según el tipo de desplazamiento
Los importes exentos varían según se trate de gastos de manutención con o sin pernocta fuera del domicilio habitual, y según el desplazamiento sea dentro de España o al extranjero, con cuantías distintas para cada supuesto establecidas por la normativa. Superado ese límite diario, el exceso sí tributa como mayor retribución sujeta a IRPF.
Requisitos para que la exención sea válida
- Que el desplazamiento se produzca a un municipio distinto tanto del lugar de trabajo habitual como del domicilio del trabajador.
- Que se acredite el día y lugar del desplazamiento, así como su motivo o razón, mediante la correspondiente justificación.
- Que las cantidades no excedan de los importes máximos exentos establecidos para cada tipo de gasto.
Los gastos de estancia (alojamiento) tienen un tratamiento distinto
A diferencia de los gastos de manutención (con límites diarios concretos), los gastos de estancia (alojamiento) están exentos en su totalidad, sin límite cuantitativo específico, siempre que se correspondan con gastos justificados mediante factura y se cumplan los mismos requisitos generales de desplazamiento fuera del municipio habitual.
Qué pasa si la empresa abona un importe superior al exento
Si la empresa paga una cantidad superior a los límites exentos establecidos, el exceso sobre esos límites se considera mayor retribución del trabajador, sujeta a tributación ordinaria e integrada en la nómina como un concepto salarial más, con la correspondiente retención de IRPF.
Diferencia con el kilometraje por uso del vehículo propio
Además de las dietas de manutención y estancia, existe un importe exento específico por kilómetro recorrido cuando el trabajador utiliza su propio vehículo para el desplazamiento laboral, con un importe por kilómetro y unos requisitos de justificación distintos a los de las dietas de manutención.
Revisa tu nómina si tienes desplazamientos frecuentes
Si viajas habitualmente por trabajo, conviene comprobar que las dietas que recibes se ajustan a estos límites exentos y que el tratamiento fiscal en tu nómina es correcto. Nuestra calculadora de nómina neta mensual te sirve como referencia general para tu sueldo neto estimado.