Deducir correctamente tus gastos como autónomo reduce tanto tu factura de IVA como tu cuota de IRPF, pero también es una de las áreas donde más errores se cometen, ya sea por desconocimiento (dejar de deducir gastos legítimos) o por exceso de confianza (deducir gastos que Hacienda podría no admitir).
Los tres requisitos generales para que un gasto sea deducible
Para que un gasto sea fiscalmente deducible, debe cumplir, con carácter general, tres condiciones:
- Estar vinculado a tu actividad económica, no ser un gasto personal ajeno a tu negocio.
- Estar justificado con una factura completa a tu nombre (un simple ticket, con carácter general, no es suficiente para deducir IVA).
- Estar registrado en tus libros contables o registros de actividad, dentro del ejercicio correspondiente.
Gastos deducibles habituales
- Alquiler del local o del espacio de trabajo (incluida una parte del domicilio, si trabajas desde casa, bajo reglas específicas).
- Suministros (luz, agua, internet), con reglas de deducción parcial si el espacio se usa también para uso personal.
- Material de oficina y equipos informáticos necesarios para la actividad.
- Cuota de autónomos a la Seguridad Social.
- Seguros vinculados a la actividad (responsabilidad civil profesional, por ejemplo).
- Gastos de formación relacionados con tu actividad.
- Servicios de gestoría, asesoría y otros profesionales contratados para el negocio.
Los gastos de uso mixto: la zona más problemática
Cuando un gasto sirve tanto para tu actividad como para tu vida personal (un vehículo, un teléfono móvil, parte de la vivienda si trabajas desde casa), la deducción no suele ser del 100%, sino de un porcentaje que debe poder justificarse razonablemente según el uso real dedicado a la actividad. Deducir el 100% de un gasto claramente mixto sin justificación suele ser uno de los motivos más habituales de discrepancia en una inspección.
El caso especial del vehículo
Los vehículos son uno de los gastos más revisados por Hacienda, ya que en la mayoría de actividades no está clara la exclusividad de uso profesional. Salvo actividades donde el uso del vehículo es manifiestamente necesario y exclusivo (transporte, comerciales con desplazamiento constante, taxistas), la deducibilidad del vehículo suele ser limitada o incluso rechazada si no se justifica adecuadamente ese uso exclusivo.
Por qué merece la pena llevar un registro ordenado
Guardar todas las facturas y mantener un registro claro de gastos a lo largo del año, en lugar de reunirlos de golpe al final del trimestre, reduce enormemente el riesgo de olvidar gastos deducibles legítimos, además de facilitar mucho la respuesta ante cualquier requerimiento posterior de la Agencia Tributaria.
El IVA de cada gasto deducible
La calculadora de IVA de este sitio comprueba rápidamente el desglose de base imponible y cuota de cada gasto que se vaya a deducir, para llevar un control más preciso de la contabilidad.