Deduir correctament les teves despeses com a autònom redueix tant la teva factura d'IVA com la teva quota d'IRPF, però també és una de les àrees on més errors es cometen, ja sigui per desconeixement (deixar de deduir despeses legítimes) o per excés de confiança (deduir despeses que Hisenda podria no admetre).
Els tres requisits generals perquè una despesa sigui deduïble
Perquè una despesa sigui fiscalment deduïble, ha de complir, amb caràcter general, tres condicions:
- Estar vinculada a la teva activitat econòmica, no ser una despesa personal aliena al teu negoci.
- Estar justificada amb una factura completa al teu nom (un simple tiquet, amb caràcter general, no és suficient per deduir IVA).
- Estar registrada en els teus llibres comptables o registres d'activitat, dins de l'exercici corresponent.
Despeses deduïbles habituals
- Lloguer del local o de l'espai de treball (inclosa una part del domicili, si treballes des de casa, sota regles específiques).
- Subministraments (llum, aigua, internet), amb regles de deducció parcial si l'espai s'usa també per a ús personal.
- Material d'oficina i equips informàtics necessaris per a l'activitat.
- Quota d'autònoms a la Seguretat Social.
- Assegurances vinculades a l'activitat (responsabilitat civil professional, per exemple).
- Despeses de formació relacionades amb la teva activitat.
- Serveis de gestoria, assessoria i altres professionals contractats per al negoci.
Les despeses d'ús mixt: la zona més problemàtica
Quan una despesa serveix tant per a la teva activitat com per a la teva vida personal (un vehicle, un telèfon mòbil, part de l'habitatge si treballes des de casa), la deducció no sol ser del 100%, sinó d'un percentatge que ha de poder justificar-se raonablement segons l'ús real dedicat a l'activitat. Deduir el 100% d'una despesa clarament mixta sense justificació sol ser un dels motius més habituals de discrepància en una inspecció.
El cas especial del vehicle
Els vehicles són una de les despeses més revisades per Hisenda, ja que en la majoria d'activitats no queda clara l'exclusivitat d'ús professional. Llevat d'activitats on l'ús del vehicle és manifestament necessari i exclusiu (transport, comercials amb desplaçament constant, taxistes), la deduïbilitat del vehicle sol ser limitada o fins i tot rebutjada si no es justifica adequadament aquest ús exclusiu.
Per què val la pena portar un registre ordenat
Guardar totes les factures i mantenir un registre clar de despeses al llarg de l'any, en lloc de reunir-les de cop al final del trimestre, redueix enormement el risc d'oblidar despeses deduïbles legítimes, a més de facilitar molt la resposta davant qualsevol requeriment posterior de l'Agència Tributària.
Calcula l'IVA de les teves despeses deduïbles
La nostra calculadora d'IVA et permet comprovar ràpidament el desglossament de base imposable i quota de cada despesa que vulguis deduir, per portar un control més precís de la teva comptabilitat.