Wenn du in Spanien selbstständig bist oder ein Unternehmen führst und beginnst, Kunden in anderen EU-Ländern Rechnungen zu stellen, stößt du auf die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer. Die Grundregel unterscheidet sich von der Rechnungsstellung innerhalb Spaniens, und Fehler können hier Probleme mit dem Finanzamt verursachen.
Die Voraussetzung: Registrierung beim ROI
Bevor du deine erste Rechnung an einen EU-Kunden ausstellst, musst du dich im Register der innergemeinschaftlichen Unternehmer (ROI) eintragen, mit Formular 036 bei der spanischen Steuerbehörde. Nach der Registrierung erhältst du eine USt-IdNr. (deine NIF mit dem Präfix "ES") und erscheinst im VIES (VAT Information Exchange System), der EU-Datenbank zur Überprüfung, ob ein Unternehmer für innergemeinschaftliche Geschäfte registriert ist.
Wie du abrechnest: das Reverse-Charge-Verfahren
Für B2B-Geschäfte (zwischen Unternehmen oder Selbstständigen) innerhalb der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, und der Kunde muss die fällige Steuer in seinem eigenen Land selbst anmelden, zum dort geltenden Satz. Auf der Rechnung musst du angeben, dass der Umsatz gemäß dem entsprechenden Artikel des Umsatzsteuergesetzes steuerfrei ist (innergemeinschaftliches Geschäft), und die USt-IdNr. beider Parteien aufführen.
Damit das gültig ist, muss auch der Kunde im VIES seines Landes registriert sein – das solltest du vor der Rechnungsstellung ohne USt prüfen, denn ist der Kunde nicht ordnungsgemäß registriert, kann das Finanzamt die nicht berechnete Steuer von dir einfordern.
Und wenn der Kunde eine Privatperson ist (B2C)?
Verkaufst du an eine Privatperson in einem anderen EU-Land (kein Unternehmen), ändert sich die Regel: Im Allgemeinen musst du die spanische USt anwenden (oder die des Käuferlandes, je nach Verkaufsvolumen und Art des Gutes oder der Dienstleistung, mit besonderen Regeln für digitale Dienstleistungen und Fernverkäufe von Waren). Es ist ein komplexeres System, und ab bestimmten Umsatzschwellen kann die Registrierung beim One-Stop-Shop (OSS) verpflichtend werden, um die USt mehrerer Länder über ein einziges Formular zu melden.
Meldungen, die du abgeben musst
Zusätzlich zu deiner regulären Umsatzsteuermeldung (Modelo 303) musst du beim Handel mit innergemeinschaftlichen Kunden das Modelo 349 einreichen, eine zusammenfassende Meldung mit allen innergemeinschaftlichen Geschäften, mit der für dich geltenden Häufigkeit (monatlich, vierteljährlich oder jährlich je nach Volumen).
Eine praktische Zusammenfassung
Vor deinem ersten Verkauf an einen EU-Kunden: registriere dich beim ROI (Modelo 036), prüfe, ob dein Kunde im VIES gelistet ist, stelle die Rechnung ohne USt mit Hinweis auf die Reverse-Charge-Befreiung aus, und vergiss nicht das Modelo 349. Bei Unsicherheiten zu deinem konkreten Fall kann ein Steuerberater die Details bestätigen – die Regeln variieren je nachdem, ob du Waren oder Dienstleistungen verkaufst, und je nach Umsatzvolumen.